Las com­pras en las orga­ni­za­cio­nes for­man parte de un pro­ceso de toma de deci­sio­nes y no deben ser vis­tas como suce­sos aislados.

Este pro­ceso comienza cuando alguien den­tro de la orga­ni­za­ción deter­mina un obje­tivo o iden­ti­fica un pro­blema que puede ser resuelto.

Para lograrlo, la orga­ni­za­ción comienza a idear una posi­ble solu­ción, para lo cual recu­rre a espe­cia­lis­tas inter­nos y/o externos.

Una vez iden­ti­fi­cada la solu­ción, comienza la bús­queda de la empresa o empre­sas que pue­dan materializarla.

Su deci­sión nor­mal­mente se basa en tres factores:

1. La pro­puesta téc­nica de la empresa pro­vee­dora para la solu­ción espe­cí­fica, con­fi­gu­rada por una mez­cla de pro­duc­tos y ser­vi­cios
2. La oferta eco­nó­mica pre­sen­tada
3. Las capa­ci­da­des de dicha empresa pro­vee­dora para ejecutarla

Cuando ya han sido deci­di­dos tanto los pro­duc­tos y ser­vi­cios a adqui­rir, como el pro­vee­dor, la orga­ni­za­ción pro­cede a for­ma­li­zar su inten­ción de com­pra a tra­vés de una soli­ci­tud, carta inten­ción u orden de com­pra y en muchos de los casos a tra­vés de la firma de un contrato.

En muchos de los casos, la nece­si­dad de un deter­mi­nado pro­ducto o ser­vi­cio se con­vierte en recu­rrente en una orga­ni­za­ción, caso en el cual la deci­sión comienza a basarse en nue­vos factores:

1. La capa­ci­dad de la empresa pro­vee­dora de entre­gar sis­te­má­ti­ca­mente los pro­duc­tos y / o ser­vi­cios con las espe­ci­fi­ca­cio­nes y bajo las con­di­cio­nes pac­ta­das
2. La capa­ci­dad de la empresa pro­vee­dora para faci­li­tar a la orga­ni­za­ción la anti­ci­pa­ción y la rea­li­za­ción de la com­pra
3. El pre­cio, des­cuento y cré­dito nego­ciado para un periodo de tiempo específico

Enten­der este pro­ceso de com­pra se vuelve impe­ra­tivo para la labor de mer­ca­do­tec­nia de las empre­sas pro­vee­do­ras ya que cada una de sus fases reque­rirá accio­nes espe­cí­fi­cas que le acer­quen a con­ver­tirse en el pro­vee­dor pre­fe­rido por la organización.